Formación asistente virtual

Cuando alguien me dice si puedo modificar algo en un PDF, prefiero que me diga si puedo hacer bailar seis platos a la vez:

Os traemos un sencillo programa con el que modificar pdfs. 

Nosotras trabajamos totalmente de forma online, y muchas asistentes virtuales incluso te dirán que no tienen impresora, un gasto menos, ya que utilizan este tipo de herramientas.

Qué es Small PDF

Small PDF es un programa con el que puedes modificar y convertir el documento pdf a otro formato, y miles de otras funciones que irás encontrando cada vez que lo utilices.

Cada vez más se trabaja con pdfs, ya que cuentan con la seguridad suficiente para que no sean modificados, pero algunas veces siempre necesitaremos quitar páginas al documento, añadirlas desde otro pdf… Todo esto lo podemos hacer con este programa.

¿Qué puedes hacer con Small PDF?

En resumen, las funciones son las siguientes:

• Proteger el PDF con contraseña
• Conversor a PDF, desde JPG…
• Eliminar páginas de un PDF
• Dividir el PDF en varias partes
• Unir varios PDF
• Añadir otros PDF al PDF que estás modificando
• Comprimir PDF (cuando necesitas enviarlos por email y pesan más de lo que admite tu correo)
• Editar texto y otras formas, imágenes…
• Conversor de PDF a Word, Excel, Power Point… (muy útil cuando necesitas alguna tabla que te han pasado por PDF tenerla en excel o power point)
• Desbloquear el PDF
• Añadir firmas

Precio

No es gratuito, pero sí puedes probarlo durante 14 días para ver cómo funciona antes de pagar los 5€/mes que cuesta.

¿Te lanzas a probarla? Cuéntanos tu experiencia trabajando con ella.

TODAS LAS HERRAMIENTAS QUE NECESITAS COMO ASISTENTE VIRTUAL

Las asistentes virtuales tienen que estar en constante formación para poder saber qué herramientas utilizarán en su propio emprendimiento y cuáles utilizará para su cliente.

Teniendo una base de conocimiento sobre herramientas, no perderás tiempo en Google entre todos los tutoriales que existen, para buscar una sola herramienta. ¡Ve al grano!

En la video charla de herramientas hablaremos sobre:

• Qué son las herramientas digitales 
• El kit básico y necesario para tu negocio
• Herramientas para trabajar con tu cliente
• Consejos sobre herramientas

Una vez que hayas acabado la charla, podrás ponerlas en marcha para automatizar muchas funciones en tu negocio, y poderle ofrecer a tu cliente una mayor agilidad en el suyo con todas las que puedes implementar.

¿Preparada para entrar de lleno en el abundante mundo de las herramientas digitales?

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¿Has pospuesto alguna acción por pensar demasiado en ella? Por pensar que no estás preparada, porque crees que necesitas aún más información sobre ella, o formarte más en el tema…

«La perfección conduce a la parálisis» Benjamin Franklin

Qué es la parálisis por análisis

Si te sientes identificada con la pregunta del primer párrafo, estas en la llamada parálisis por análisis. 

Muchas veces no empezamos a emprender, o aplazamos el irnos a vivir a otro país, solo porque necesitamos saber más sobre ello, necesitamos más información para la toma de decisión.

Y nos quedamos dándole vueltas día y noche, imaginándonos cómo sería esa situación, pero sin tomar acción ni dar un paso. 

Es algo que deseamos mucho y desde hace mucho tiempo, pero nunca damos ese paso, ni saltamos fuera de la zona de confort. Sí, la línea poderosa entre lo conocido y lo desconocido.

Causas de parálisis por análisis

Esta procrastinación puede ser por exceso de información y/o ver de manera más difícil el tomar esa decisión. Alguna vez he leído que los principales motivos por los que tenemos parálisis por análisis son:

• Por miedo al fracaso
• Por exceso de información
• Por buscar la opción o situación perfecta
• Por falta de experiencia

A todas ellas, yo añadiría la falta de confianza en una misma.

Todo esto te lleva a una situación improductiva, en la que perdemos tiempo y posiblemente dinero, por no acabar de decidirnos. Además del desgaste en motivación y energía que puede ser el tener que analizar los mismos durante mucho tiempo.

Cómo superar la parálisis por análisis

Por supuesto hay formas de superarla. De dar ese paso hacia la vida laboral que queremos tener, ese país donde queremos mudarnos, en efectiva, ese cambio que queremos dar desde hace mucho tiempo. 

• Hay que pensar que nunca habrá una opción perfecta, todo tiene sus pros y sus contras. Haz una lista con todos ellos, y mira si hay alguna de las dos partes en la que pese más un pro o un contra.

• Restale importancia, con el tiempo irás tomando la decisión sin haber puesto el foco en ella 24 horas al día.

• Piensa que puedes con ello, y con mucho más. Echa la vista atrás y fíjate en todo lo que has sacado adelante hasta ahora. En todas las barreras que has superado. 

Mi eterna parálisis por análisis es cuando quiero lanzar un servicio nuevo:

• Lo lanzo y me formo?
• Me formo y lo lanzo?

Al final siempre me formo para ir con más seguridad hacia el posible cliente.

Si quieres dejar de posponer tu emprendimiento como AV, fórmate con nosotras para poder tener tu cartera llena de clientes lo antes posible.

Otras veces, lo que suelo pensar es si llevo tiempo pensando hacer una acción, es porque realmente quiero hacerla, así que organizo todos los pasos y pongo fecha. Una vez que pones una fecha, no alargas el pensar en ello eternamente. 

Aquí, y como siempre, cada maestrillo tiene su librillo, así que puedes encontrar muchos más trucos para dejar de tener parálisis por análisis. Si tienes alguno, déjanoslo en los comentarios.

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¿Qué es un análisis DAFO y cómo puede ayudarte en tu proyecto como Asistente Virtual?

Si ya has visto alguna de nuestras charlas, habrás notado que nos gusta darte herramientas prácticas para que tu camino sea más simple y evitarte varios de los tropiezos que tenemos cuando emprendemos.

Si bien tropezar es parte del aprendizaje y nos ayuda a crecer si sabemos sacar una lección de ello, hay algunos errores que son evitables, lo cual nos ayudaría a que el camino sea más ameno y no nos frustremos desde un comienzo.

En nuestra charla #2 – ¿Es buen momento para lanzarme a la aventura de ser Asistente Virtual? – donde te ayudamos a evaluar si la Asistencia Virtual es para ti y si es un buen momento para lanzarte, además de darte ejercicios de reflexión y autoconocimiento, hablamos sobre el análisis DAFO y te contamos por qué hacerlo y en qué momento. Como creemos que esta herramienta es muy útil hoy hablamos nuevamente de él.

¿Qué es un análisis DAFO? 

Este análisis, que tiene su nombre por sus siglas (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) y que también es conocido como Matriz o FODA, es una metodología de estudio de una situación de una empresa o proyecto, con el que se analizan tanto características internas (Debilidades y Fortalezas), como su situación externa (Amenazas y oportunidades).

¿Para qué te sirve cómo Asistente Virtual?

Si bien como Asistente Virtual (si, ya te habrás dado cuenta que nos gusta ponerlo con mayúsculas) puedes utilizarlo en varias etapas de tu proyecto, un momento oportuno para hacerlo, podría ser al comienzo, cuando estas decidiendo si dar el paso y lanzarte, si aún no es tu momento o si simplemente no es para ti.

Es verdad que muchas veces ante el entusiasmo de un nuevo proyecto vemos todo color de rosa y no consideramos las cosas que tendríamos que mejorar para que nuestro proyecto termine como queremos. O que por miedo sólo vemos muchos riesgos, y por lo tanto no lo vemos viable. Pero esa no es la forma en la que deberías analizar tu proyecto y su viabilidad, para evaluarlo de manera objetiva debes evaluar todos los frentes y escenarios de la manera más objetiva posible y para ello puedes valerte del DAFO.

Con el DAFO puedes evaluar el proyecto antes de lanzarte y trazar una estrategia acorde.

Definiciones básicas del DAFO

•  Saber distinguir los aspectos internos de los externos. 

Internos serían los que dependen de nosotros y de nuestro proyecto y externos aquellos que están definidos por el entorno y el mercado.

• Ser concretos: un análisis DAFO es una imagen, en una página deberíamos poder plasmar todos los cuadrantes. Que podamos verlos todos juntos y obtener una idea de la situación. 
• Trazar recomendaciones y soluciones para mejorar/minimizar las debilidades y las amenazas

Aspecto del DAFO

¿Cómo se completa un DAFO?

ANÁLISIS INTERNO

Debilidades

Aquello que debes mejorar. Son aquellas tareas con las que sufres un poco cuando tienes que hacerlas y que quizás tardas un poco más de la cuenta, pero que, si adquirieras un poco más de práctica o realizaras algún cursillo, andarías sobre ruedas.

Por ejemplo:

• Sabes lo que es el e-mail marketing, pero no sabes cómo funcionan aplicaciones como MailChimp o Active Campaign al dedillo.
• Estás un poco desactualizada con las nuevas aplicaciones que podrían pedirte los clientes.
• Te cuesta un poco el tema de la negociación y la definición de los precios y sabes que sería útil cuando hables con potenciales clientes

Fortalezas

¿En qué eres fuerte? ¿Qué se te da bien? En esta sección debes describir aquellas áreas en las que te encuentres en una posición favorable. Por ejemplo, si ya eres experta en algo, algún curso que hayas realizado, alguna experiencia de algún trabajo anterior, algún voluntariado, etc.

Por ejemplo:

• Organización de viajes con rapidez y eficiencia
• Curso de Community Management
• Amante de las redes sociales y el marketing online

ANÁLISIS EXTERNO

Amenazas

Son aquellos aspectos que podrían representar un obstáculo a sortear o que podrían dificultar el desarrollo de tu proyecto, pero que reconocidas a tiempo se pueden resolver.

Por ejemplo:

• Que el precio de mercado sea muy bajo para lo que tú necesitas ganar
• Que ya haya muchas Asistentes Virtuales en el área en la que tu destacas.

Oportunidades

Son aquellas cosas, situaciones o circunstancias que podrían beneficiar tu proyecto.

Por ejemplo:

• Conoces muchos emprendedores que saben que podrían beneficiarse con una Asistente Virtual
• Con la pandemia del Coronavirus muchas empresas se están acostumbrando a trabajar de manera remota

Ahora que ya conoces todo sobre el análisis DAFO, cómo completarlo y cómo usarlo en tu proyecto como Asistente Virtual, tienes otra herramienta para hacer un análisis de tu situación particular y decidir si quieres lanzarte. 

¡Si conoces a alguien a quién este artículo pueda resultarle útil, compártelo!

Cuéntanos en los comentarios si has realizado un DAFO de tu proyecto y si te ha servido.

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