Formación asistente virtual

Hoy sacaremos todo el partido a una de las redes en las que más tiempo pasamos: Instagram.

De hecho, puedes ver exactamente el tiempo que has pasado en ella, yendo a tu perfil, en la parte de menú, en la sección «tu actividad», en «tiempo».

En menos de 10 años ha desbancado en muchos aspectos a otras redes sociales como puede ser Facebook, así que tenemos que estar al día de cómo usarla y para qué usarla.

Red visual

Cada red tiene su estrategia y en el caso de Instagram es la reina del audiovisual (primero fueron las fotos, luego los vídeos, después los stories…)

Hay que tener en cuenta que el vídeo cada vez va ganando terreno a la imagen. Desde los últimos años, el engagement que tienen los vídeos es mucho mayor que una imagen, porque el consumo es mayor. De ahí que Instagram añadiera un carrusel de stories, como si fueras viendo vídeos sin fin de varias personas o perfiles.

Cómo puede ayudar Instagram a una Asistente Virtual

• Visibilidad
• Búsqueda de clientes

VISIBILIDAD

Las redes son una de las grandes formas de dar a conocer tus servicios como asistente virtual.

Debes de tener un calendario de redes en el que vayas aportando contenido de valor, tus servicios, tu formación, tus logros…

Optimiza tu perfil, pues según las palabras clave que pongas en el mismo, lograrán encontrarte en las búsquedas.

Así como también aparecerás en la parte de sugeridos de la plataforma (esos perfiles que te sugiere Instagram cuando conectas con alguien o cuando estás en la sección de tus contactos en “también puede interesarte los siguientes perfiles”).

No olvides usar los hashtags, tanto en el perfil como en las publicaciones.

BÚSQUEDA DE CLIENTES

Instagram es mayoritariamente utilizada por mujeres, por lo que encontrarás muchos perfiles de emprendedoras de varios sectores.

También puedes buscar a aquellas empresas cuyos servicios sean muy visuales, como podrían ser los fotógrafos de bodas, las empresas de papelería o de moda.

En realidad, en Instagram caben todo tipo de empresas, esas eran tan solo un ejemplo. Solo tienes que ver las empresas, influencers y empresarios que sigues en tu cuenta.

Instagram como servicio de una Asistente virtual

La propia red puede formar parte de tus servicios. ¡Si pasas dos horas diarias en ella, cómo no vas a poder ayudar a tu cliente con Instagram!

Qué tipo de servicios puedes ofrecer basados en esta plataforma:

• Programar la imagen y el texto
• Realizar las imágenes
• Realizar el contenido, el texto
• Atención al cliente por mensajes privados y respondiendo a los comentarios
• Realizar vídeos para la cuenta del cliente o para anuncios
• Instagram adds
• Realizar los stories, no solo las imágenes, sino también las encuestas, crear interacción…
• Análisis de la propia red. Ver qué contenidos crean más conversión…

Y como siempre digo, ¡Imaginación al poder! Lo importante es escuchar al cliente y ver todos los puntos en los que le puedes ayudar o aquellos que puede mejorar.

¿Quieres saber qué servicios más puedes ofrecer? Adquiere nuestra vídeo-charla de servicios, donde haremos que vuelques toda tu experiencia y formación, en servicios que quieres ofrecer.

HERRAMIENTAS QUE USARÁS SI TRABAJAS CON INSTAGRAM

• CANVA

Canva es una excelente herramienta para aquellas que no tengáis mucha imaginación, ya que sus plantillas te ofrecen millones de ideas.

• HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIÓN EN REDES

Hay herramientas más enfocadas a Instagram, como Later, Planoly y Onlypult, y otras más generales para cualquier plataforma, como Hootsuite, Metricool o Buffer.

Sea cual sea la herramienta, necesitarás una de ellas para programar los post mensuales.

• EDICIÓN DE FOTOS

Como puede ser Photoshop o Ilustrator.

Sobre estas herramientas, y muchas más, encontrarás toda la información en nuestra vídeo charla de herramientas.

A partir de ahora, te animamos a que veas esta red social de forma diferente, y analices todo el partido que le puedes sacar a Instagram.

¿Te ha servido Instagram para conocer a tus clientes? ¿Cómo y para qué te ha servido? Déjanoslo en comentarios.

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Experiencia AV en linkedin, Facebook, e Instragram

Cuando trabajas desde casa, al principio te encuentras un poco sin saber cómo organizarte.

Tienes muchas cosas que hacer y puedes distraerte fácilmente con solo un segundo que te llamen al móvil o te ves haciendo tareas de casa que puedes hacer más tarde, fuera del horario que has establecido para el trabajo.

O por el contrario, también hay días en los que no despegas los ojos de la pantalla durante horas, y sin darte cuenta. Te lo digo por experiencia, porque sin preverlo, empiezas a tener un dolor de cabeza impresionante, y es, básicamente, por vista cansada.

Además, trabajando en casa, no tendrás tantas ocasiones en las que te interrumpa un compañero para pedirte ayuda, o aquellas en las que eres tú la que necesita preguntar alguna duda. Así que debes de encontrar tú misma el equilibrio de las horas que trabajas.

¡No te preocupes! Te traemos una técnica que puede ser tu solución.

LA TÉCNICA DE PRODUCTIVIDAD POMODORO

QUÉ ES LA TÉCNICA POMODORO

La técnica pomodoro es una técnica de productividad que te ayude a enfocarte en una tarea, o tareas de un cliente, por ejemplo, durante 25 minutos.

Esta técnica también te obliga a tomarte los momentos de descanso que necesitas. Te obliga a parar y despejarte. Pensar en otra cosa, o simplemente, tomarte tranquilamente un café (o mate como nuestra compañera Gaby 😉

CÓMO FUNCIONA LA TÉCNICA POMODORO

Se trata de temporizar el tiempo en 4 pomodoros seguidos de 25 minutos, con 5 minutos de descanso entre ellos.

Después de hacer 4 pomodoros, debes descansar entre 20 y 30 minutos. Te ayudará a refrescarte, a descansar la vista y cambiar de tarea si lo necesitas.

Sería de la siguiente manera:

• 25 minutos trabajando + 5 descanso
• 25 minutos trabajando + 5 descanso
• 25 minutos trabajando + 5 descanso
• 25 minutos trabajando + 5 descanso
• 20-30 minutos de descanso
• 25 minutos trabajando + 5 descanso
• 25 minutos trabajando + 5 descanso
• 25 minutos trabajando + 5 descanso
• 25 minutos trabajando + 5 descanso
• 20-30 minutos de descanso

EN QUÉ TE AYUDA LA TÉCNICA POMODORO

Las técnicas de productividad en general, y ésta en particular te ayuda en:

• Hacer pausas, ni muy largas ni muy cortas
• Enfocarte en una sola cosa y no distraerte
• Saber el tiempo que te puede llevar cada tarea, aproximadamente.
• Ser productiva sabiendo que el tiempo vuela y que si te has planteado hacer la tarea en dos pomodoros, sacarla adelante. Puede que alguna vez también estimes menos tiempo, sobre todo al principio, hasta que vayas conociendo qué te lleva cada tarea.
• Darte un poco de soltura esos días que estás con más pereza o cansada. Toooodas tenemos estos días (los míos los apaño con un cafetín más… )

HISTORIA

Esta técnica fue creada por Francesco Cirillo en los años ochenta.

Para saber el tiempo exacto que debía estar enfocado en una tarea, Francesco utilizó un reloj de cocina con forma de tomate, de ahí que la técnica se llame Pomodoro – tomate en italiano.

APLICACIONES / APPS QUE TE AYUDARÁN CON LA TÉCNICA

Por supuesto que hay apps que te pueden facilitar esta técnica. ¿Acaso lo dudabas?

• Marinada Timer

Una app sencilla en la que puedes elegir entre dos tipos de temporizadores, el pomodoro tradicional y el pomodoro personalizando tú los tiempos.

• Pomotodor Timer

Una app sencilla y de atractiva intefaz que podrás utilizar de la forma tradicional o también de forma personalizada.

¿Sabes alguna app más? Te animamos a que la añadas en comentarios.

Lo mejor para encontrar tu técnica de productividad perfecta es ir probando con diferentes técnicas, y ver cual de ellas se adapta mejor a tus necesidades o forma de trabajar.

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Una de las áreas en la que debemos estar más al día las asistentes virtuales son las herramientas digitales.

Hoy os traemos 6 herramientas imprescindibles para una asistente virtual.

GOOGLE KEEP

De las herramientas que Google nos proporciona, Keep es la que más me gusta.

En sus listas de notas, que puedes clasificar por colores, puedes añadir imágenes, links e incluso audios que la propia aplicación te traducirá en textos.

Si alguna de vosotras ha visto Jane the Virgin, se acordará de que Jane es la chica de las listas para todo. Pues soy fan de Jane, y como ella, soy super fan de hacer listas para todo.

Si te identificas con nosotras, ¡esta es tu herramienta!

No he contado nunca la cantidad de apuntes que puedo escribir cada día, pero serán muchos. Dicen que dónde más ideas te vienen a la mente es en Bus-Bath-Bed (bus, baño, cama) pues menos bajo el agua, en los demás sitios podéis utilizar Keep para vuestras anotaciones.

DROPBOX & GOOGLE DRIVE

Son herramientas esenciales para uso personal y profesional con cualquier cliente. Se trata de los alojamientos de archivos en la nube.

Dropbox

Drive

Una de las características que solemos tener las asistentes virtuales es que somos muy organizadas, pues estos alojamientos nos ayudarán con ello. Tendrás la documentación:

• Organizada por carpetas. La búsqueda será igual que si lo tuvieras todo en tu propio ordenador
• Siempre a mano, trabajes desde el ordenador que trabajes. Al estar en la nube, puedes acceder desde cualquier ordenador a través de internet
• Compartir carpetas o archivos con más gente. No solo con el cliente, sino con cuqluier otra persona que lo necesite

WETRANSFER

Wetransfer es la herramienta para poder enviar gran volumen de documentación.

Hasta 2GB puedes enviar de una sola vez a tantas personas como necesites.

Un truco, si son documentos sueltos, puedes ir añadiéndolos al envío. Si es una carpeta grande, debes enviarla de forma comprimida.

Puedes enviar todo en un email a una o varias personas, o simplemente obtener un link de la descarga y enviarlo tú por la app que necesites, como por whatsapp o correo electrónico.

ZOOM

Si hay alguien que se ha hecho más rico durante la crisis del coronavirus, ha sido el dueño de esta compañía, pues ha sido la herramienta más utilizada en los últimos meses para montar vídeo llamadas en grupo.

En la versión gratuita de Zoom no hay límites de asistentes y puedes grabar la llamada, lo que te ayuda a la hora de hacer el acta de la reunión o tomar notas de tareas pendientes de las que se han hablado.

Lo que sí tendrás es un límite de tiempo de 40 minutos. Algún contra debía tener.

HOOTSUITE

Hootsuite es una herramienta para programar, publicar y organizar el calendario de redes sociales.

Es imprescindible tener un calendario de redes para poder mejorar tu visibilidad en las plataformas en las que estés. Dar visibilidad así a tus servicios y poder llegar a más gente.

Y por supuesto, será una herramienta principal si llevas las redes sociales a tu cliente.

POCKET

¿Eres de las que quiere guardar muchos links de los posts que ves en redes, o páginas webs, que quieres ver con más detenimiento cuando tengas un poco más de tiempo?

Entonces Pocket es tu herramienta.

Puedes tenerla en aplicación en el móvil o como extensión de Chrome.

Desde el móvil: Estando en cualquier web, botón compartir, y una de las opciones será Pcket.

Desde el ordenador: estando registrada en Gmail, cuando estés en la web, haz click en la extensión de Chrome y ya queda guardada en el listado de links.

Si estás un poco oxidada con las herramientas digitales, ve a nuestra charla de herramientas. En 40 minutos vas a ponerte al día de las herramientas que necesitarás en tu día a día como asistente virtual, así como las que más te va a pedir tu cliente.

¿NECESITAS SABER TODAS LAS HERRAMIENTAS QUE NECESITAS COMO ASISTENTE VIRTUAL?

Las asistentes virtuales tienen que estar en constante formación para poder saber qué herramientas utilizarán en su propio emprendimiento y cuáles utilizará para su cliente.

Teniendo una base de conocimiento sobre herramientas, no perderás tiempo en Google entre todos los tutoriales que existen, para buscar una sola herramienta. ¡Ve al grano!

En la video charla de herramientas hablaremos sobre:

• Qué son las herramientas digitales 
• El kit básico y necesario para tu negocio
• Herramientas para trabajar con tu cliente
• Consejos sobre herramientas

Una vez que hayas acabado la charla, podrás ponerlas en marcha para automatizar muchas funciones en tu negocio, y poderle ofrecer a tu cliente una mayor agilidad en el suyo con todas las que puedes implementar.

¿Preparada para entrar de lleno en el abundante mundo de las herramientas digitales?

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Cuando emprendes, al menos una vez al trimestre, o semestre, debes de parar y pensar sobre tu emprendimiento como asistente virtual. Sobre el camino que lleva y también sobre el camino que tú llevas personalmente. 

Todos los días únicamente nos centramos en sacar adelante los emails que nos han llegado, mirar en la agenda la lista de pendientes, y apagar los fuegos que nos van surgiendo de improvisto a lo largo del día. Pero no vemos esa imagen de todo el emprendimiento.

Ahora eres tu propia jefa, por lo que llevas la responsabilidad de ver si tu emprendimiento va según lo que habías previsto, y corregir a tiempo posibles errores que pueda haber en él. Sobre todo al principio, una vez que lo encauzas por el sendero que deseas, todo fluye con más facilidad, pero aún así, tienes que repasar y analizar todo al menos una o dos veces al año.

Reflexiona sobre tu emprendimiento

• ¿Qué estrategia estás llevando? ¿Cuál quieres llevar? Por ejemplo en cuanto al número de hora que trabajas, en cuanto a las tarifas que tienes en este momento…
• ¿Qué ha ido bien en estos últimos meses? ¿Con qué clientes te has sentido más agusto trabajando, de qué sector es, puedes encontrar más clientes así?  ¿y qué ha ido mal? ¿Se puede cambiar? 
• ¿Qué has aprendido de todo ello?
• ¿Debes enfocarte en algún área de tu negocio en concreto? ¿Poner el foco en los clientes, en los servicios, en tu formación? 

Reflexiona sobre ti

Llevas todo el peso de tu negocio sobre tus hombros, y algunas veces no es fácil. Así que también te debes de preocupar por cómo estás tú personalmente.

• ¿Cómo te sientes? 
• ¿Has estado estresada en algún momento? ¿Cuál ha sido la causa? Igual puede que hayas aceptado más trabajo del que podías, piensa por ejemplo si ha sido algo puntual de lo que luego has podido tener tus horas de descanso, o de si ello es algo a largo plazo. 
• ¿Qué te ha motivado? 
• ¿Qué te gustaría hacer a partir de ahora?
• ¿Qué obstáculos has saltado y qué objetivos has logrado? No solo hay que ver lo malo, sino también todos los logros que has conseguido. 

Una vez sepamos más sobre todo ello, paremos a reflexionar, nos preguntemos, veamos las respuestas, sabremos qué hacer a partir de ahora con nuestro camino personal y profesional en nuestro emprendimiento como asistente virtual.

¿Te apetece emprender como asistente virtual? Con nuestras vídeo-charlas podrás saber paso a paso qué hacer para emprender como asistente virtual. 

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Atrévete a dar el primer paso hacia dónde quieres estar mañana.

La finalidad que tenemos con nuestro blog, es daros ideas para lanzar vuestro emprendimiento como asistente virtual. 

En el post de hoy queremos que penséis qué servicios podéis ofrecer a alguna empresa que os pida colaboración, o daros una idea de un tipo de empresa con la que podáis colaborar. Nuestro ejemplo de hoy es con una agencia de traducción.

Agencia de traducción

¿Qué tipo de empresa es?

Estas agencias generalmente tiene a sus trabajadores trabajando en remoto, puede incluso que estén deslocalizadas, ya que los traductores pueden vivir en el país de la lengua materna. Por lo que estarán acostumbrados a que sus colaboradores trabajen desde casa y de forma totalmente digital. O incluso necesitarán que trabajes desde casa ya que puede que no tengan ni una oficina en la que trabajen todos juntos.

¿Qué servicios podrían necesitar?

En este punto es cuando vemos su página web, qué servicios ofrecen… Y suponer aquellas funciones en las que podemos colaborar con ellos:

• traducciones
• secretariado bilingüe
• organización del equipo: ver las traducciones que piden los clientes, qué traductores tienen tiempo para hacerlas, recordarles las fechas límites, agendar cada traducción a un traductor
• atención al cliente mediante llamadas / email / redes
• cotizaciones
• facturación y contabilidad
• búsqueda de clientes (despachos de abogados, empresas de marketing, multinacionales…)
• comunicación en redes sociales / newsletter, sobre nuevos servicios que ofrecen, en qué idiomas…
• búsqueda de nuevos traductores para nuevos idiomas que vayan pidiendo los clientes. Ir creando una base de datos, o reunir la información de aquellos con los que trabajan.

Y seguro que muchas más, pero debes de tener imaginación, de ver esos puntos en los que pueden estar muy ocupados para hacer ellos, o pueden delegar en otra persona para enfocarse en otros áreas del negocio.

¿Dónde podemos encontrarlos? 

Igual es un poco difícil encontrarlos en redes, igual en Linkedin. Donde posiblemente estén todas ellas, será en Google.

Si quieres saber más de 13 ideas de cómo buscar clientes como asistente virtual, no te pierdas nuestra vídeo charla de búsqueda de clientes. En ella te explicamos no solo cómo encontrar a tu cliente idea, sino también cómo puedes hacer que te encuentre directamente a ti.

Esperamos que este post te haya ayudado, si es así, te pedimos que nos ayudes compartiendolo en redes. 

Si estás pensando ser asistente virtual y necesitas una guía sobre cómo hacerlo, contáctanos en info@experienciaav.com. Te escuchamos.

En nuestro blog queremos abarcar diferentes puntos de vista sobre todo lo que puede ofrecer una asistente virtual como servicios hacia sus clientes, como puede ser, por ejemplo, el Email Marketing. 

Si después necesitas más información, te dirigimos a nuestra charla de servicios donde tú misma podrás saber con la teoría y los ejercicios prácticos, aquellos servicios que puedes ofrecer.

¿A cuántas newsletters te has registrado últimamente? ¿10, 20 ,30…?

Si no lo estás a la nuestra, te dejamos por aquí el link! (sí, momento muy spam, jaja)

Hoy te contaremos desde dentro qué significa el que nos registremos en esas listas de emails para que nos envíen las newsletters.

QUÉ ES EL EMAIL MARKETING

El email marketing es una técnica de venta a través del email. 

Es una técnica en alza que cada vez la verás más en todos los negocios a los que te dirijas, ya que la conversión que obtiene sigue siendo mayor que algunos otros medios de publicidad, como Google ads o Facebook ads.

Otra de las causas por las que confirmamos que está en auge el Email Marketing es porque un email permanece en tu bandeja de entrada, y por ejemplo los posts no permanecen más que segundos en tu muro. Puedes tener diez mil seguidores en redes, que si no se conectan hoy, no van a ver tu post, en cambio sí que recibirían tu email.

Un aspecto muy positivo de esta herramienta, es que puedes segmentar el público al que te quieres dirigir. Os pongo un ejemplo con Experiencia AV:

Imaginaos que queremos hacer una masteclass presencial en Madrid. Si queremos lanzarlo por la newsletter, no vamos a escribir a todas las que estáis, sino que segmentaríamos por país, y en este caso también por ciudad. 

FINALIDAD DEL EMAIL MARKETING

La finalidad es tanto afianzar a tus clientes, como conseguir nuevos clientes. Así como la interacción con todos ellos, generando confianza hacia tu empresa y tus servicios.

Entre tú y yo…… es para que los clientes se acuerden de que existes… 😉 

Ejemplos de Email Marketing que puede hacer una empresa, pongamos una clínica de fisioterapia:

• Nuevos horarios de la clínica en estos tiempos de “nueva normalidad”
• Nuevos servicios (cuando igual hacen otro tipo de tratamientos)
• Descuentos en servicios
• Contenido de valor, por ejemplo, unos consejos de cómo mejorar el cuidado (de cervicales, columna…)
• Apertura del negocio post cuarentena covid19 (¡yo me lancé al teléfono para pedir cita cuando me llegó el email de mi fisio! )

HERRAMIENTAS DE EMAIL MARKETING

Cada año afloran nuevas herramientas, así que probablemente éstas no serán las únicas que conozcas. 

De hecho, una forma de conocer herramientas de Email Marketing es ver qué logo aparece al final de las newsletters, o cuando te vas a darte de baja, ver el logo de esa página. Seguramente aparezca una de estas empresas de Email Marketing.

Las más conocidas son Mailchimp y Hubspot. 

Con estas herramientas vas a poder tener una base de datos de emails a los que enviar toda clase de mensajes, campañas de publicidad,  y lo más importante: ANALIZAR TODAS ELLAS. 

Si no analizas los parámetros principales, no sabes cómo va tu negocio. 

TIPOS DE CLIENTES QUE PUEDEN UTILIZAR EL EMAIL MARKETING

¿Qué clientes de Asistentes Virtuales pueden utilizar el email Marketing? Todos.

Es tu trabajo hacerles ver todos los clientes que pueden atraer con un solo email.

SERVICIOS QUE PUEDES OFRECER COMO ASISTENTE VIRTUAL

Servicios que puedes ofrecer a tus clientes en cuanto a Email Marketing:

• Recopilar los emails que tengan en documentación impresa, en excels, en el outlook… Importante, antes de empezar a enviar los emails a esos clientes, debes de enviarle uno diciendo si quieren estar en la newsletter. El consentimiento del cliente es lo más importante antes de montar una lista de email marketing.
• Enviar las newsletters, montarlas, hacer el contenido, hacer un calendario de qué se va a enviar cada semana…
• Analizar el impacto de cada publicación, si le ha gustado o no a los clientes, qué clientes compran desde las newsletters, cuántos nuevos has conseguido desde que estás tú manejándola…
• Mantener la base de datos
• Publicar anuncios en redes que vayan a la newsletter
• Instalar un plugin en WordPress, en la página web, que vaya a la newsletter
• Limpiar la base de datos. Suele pasar en las bases de datos con mucha antigüedad, en las que hay mucha gente que ya ni abre el email. No merece la pena tenerlos en la base de datos.

Y como siempre os decimos, imaginación al poder para ver lo que necesita tu cliente, en todos esos pequeños y grandes aspectos de su negocio donde puedes echarle una mano. 

Y esto es todo por hoy Conseguidora, si te ha gustado, dale a like o comparte en nuestras redes (Instragram y Linkedin). Y nos seguimos viendo por aquí y por nuestras charlas.

• Charla de servicios – para ver todo el potencial que llevas dentro y volcarlo en forma de servicios
• Charla de pricing – aquí te decimos qué precio poner a tus servicios.

TODAS LAS HERRAMIENTAS QUE NECESITAS COMO ASISTENTE VIRTUAL

Las asistentes virtuales tienen que estar en constante formación para poder saber qué herramientas utilizarán en su propio emprendimiento y cuáles utilizará para su cliente.

Teniendo una base de conocimiento sobre herramientas, no perderás tiempo en Google entre todos los tutoriales que existen, para buscar una sola herramienta. ¡Ve al grano!

En la video charla de herramientas hablaremos sobre:

• Qué son las herramientas digitales 
• El kit básico y necesario para tu negocio
• Herramientas para trabajar con tu cliente
• Consejos sobre herramientas

Una vez que hayas acabado la charla, podrás ponerlas en marcha para automatizar muchas funciones en tu negocio, y poderle ofrecer a tu cliente una mayor agilidad en el suyo con todas las que puedes implementar.

¿Preparada para entrar de lleno en el abundante mundo de las herramientas digitales?

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