Formación asistente virtual

Me encanta (María) escuchar podcast de emprendedores, y sobre todo de emprendedoras. Supongo que porque es un medio sencillo de aprender de otros emprendedores. De todos aquellos que quieren compartir su forma de vida, la visión de su futuro y cómo han labrado su pasado a base de fuerza y tesón.

Hoy queremos sacar de ellas esa inspiración por crear nuestro propio negocio. De mujeres que un día decidieron apostar por su experiencia y su fuerza.

Nuestros ejemplos

Charuca

Alguna vez he leído sus comienzos, y en un aniversario de su podcast lo escuché también. Poco a poco ha logrado que la papelterapia llegara a nuestras vidas a través de su agenda y sus coloridos cuadernos.

En realidad no vende todo eso. Vende un estilo de mujer, poderosa, jefa de su vida, que hace lo que quiere y deja los tabú a un lado.

Lucía B

No solo tiene tienda en Chueca, sino que tiene sus oficinas en la calle Princesa. Eso es llegar lejos teniendo en cuenta que empezó haciendo ilustraciones y únicamente diademas de flores.

¡Con la cantidad de cosas que vende ahora! Pues sí, se trata de empezar de poco en poco. Viendo qué quiere tu público, y qué quieres hacer tú. Se trata de confiar en una misma y en el potencial que tenemos.

Alguna amiga mía iba a pop ups en los que vendía sus agendas y libros de ilustraciones. Ha pasado tiempo, pero es que una carrera no se hace en un mes (ni Roma dicen,¿no? 😉 ).

Nayla Norrih

Compatriota de Gaby, Nayla Norrih nos confirma que la actitud mueve montañas. Siéntete la CEO de tu empresa, lleva tu negocio hacia dónde tú quieras. Con su podcast te ayuda a pensar en grande. Porque todo negocio se puede hacer grande con planificación, organización y tesón.

No exagero si digo que un día estuve escuchándola durante 4 horas sin cansarme, siempre sacas algo nuevo en lo que pensar o implementar en tu negocio con cada uno de sus episodios.

Empezaron desde cero y sus negocios fueron mutando

Todas ellas, desde cero.

Es como se empieza cuando tú creas tu propio negocio. Y vas poco a poco, dándolo forma, incluso cambiándolo cuando ves que tú también cambias, cuando ves qué camino vas escogiendo.

Puede que la primera idea no funcione, no sea la que salga adelante. Como lo puede ser las primeras formas que tengas de buscar clientes. Ve cambiando, viendo qué se te da mejor y qué va pidiendo tu negocio.

Son personas normales y corrientes

Confirmado, son emprendedoras de carne y hueso. Son mujeres como tú y como yo que un día decidieron ser jefas de su vida, como es el lema de Charuca.

No hace falta ser Bill Gates para emprender y ganar un sueldo con tu negocio.

No hace falta tener la idea del siglo ni montar una start up.

Simplemente tienes que crear tus servicios, formarte para ver todo lo que conlleva ponerte como autónomo, y con ello también sobre el mundo de la Asistencia Virtual. No entres en un sector en el que tú llevas el timón de tu vida laboral sin saber cómo funciona.

Si lo han logrado miles de emprendedoras, ¿por qué no lo vas a lograr tú?

Todo comienza con una idea y un fuego interior.

Un detonante, una fecha, un “me tengo que poner las pilas”.

Algo que hace que lo vayas pensando, que madures la idea, y veas todo lo que cambiaría en tu vida.

Por cierto, te recomendamos sus podcasts

Te dejamos sus perfiles en Spotify para que puedas escuchar alguno de sus podcast.

Charuca

Nayla Norrih

Esperamos que estos pequeños ejemplos te sean de ayuda, así como a darte cuenta de que todas podemos tener una emprendedora dentro de nosotras. 

Llega Enero y es innato en nosotras el ver todo aquello que queremos hacer que no hemos hecho el año pasado.

La sensación de que el tiempo se evapora es muy real cuando nos estamos comiendo las uvas el 31 de Diciembre brindando por un nuevo año.

¿Has pensado en tus objetivos para este año y ya se te han olvidado? No, no, no, eso no puede ser. Por eso venimos nosotras, para que dejes por escrito todos esos pensamientos que se te pasaron por la cabeza y se los llevó el viento días más adelante…

Echemos la vista atrás.

Haz una imagen del todo el 2021. Míralo desde arriba.

–        ¿Qué es lo que te hubiera gustado cambiar? Aquello que viniste arrastrando durante todo el año, pero nunca lo pusiste en marcha.

Pongamos un ejemplo concreto para que podamos hacernos una idea de todos los pasos que tenemos que hacer con ello: Quieres tener más ingresos extra al mes. Al fin y al cabo, una de las razones por las que emprendemos es para poder poner el precio que queramos a nuestras horas de trabajo.

No esperes un año más. ¿Y si pudieras conseguirlo este año? Hubieras perdido 12 meses de los beneficios que te darán ese objetivo. De ahí que pasemos al siguiente punto.

Visualiza el cambio

Piensa lo que significaría cambiar esa parte de tu vida. Cómo te sentirías ¿Estarías mejor contigo misma? ¿Te sentirías más realizada?

Siguiendo nuestro ejemplo, irás más holgada a final de mes. Ahorrarás para gastos futuros. Para meses de mucho gasto como puede ser Septiembre, o las vacaciones de verano.

Salir de tu zona de confort

Sabemos por qué has demorado en tomar acción… Por no salir de tu zona de confort. Esto conlleva miedos, aunque tu voz interior diga “¡Vamos a por ello que tú puedes!”.

Los objetivos son desafíos. Si no, no serían objetivos, sería una rutina.

Al final nos acostumbramos a quejarnos de lo mal que nos pagan, del mal ambiente del trabajo, de que en mi ciudad no hay trabajo, y otras escusas, pero es falta de valor de hacer cosas nuevas, de salir de nuestra zona de confort. De saber que puedes ser más feliz haciendo otras cosas.

Escucha esa voz interior. Es el sexto sentido.

Un objetivo con cabeza

No saltes a la piscina sin saber si está llena. Organiza tu objetivo. Debe de ser un objetivo SMART (Specific, Mesurable, Attainable, Relevant, Timely).

Lo haremos con nuestro ejemplo

–        Específico – Quiero ganar un extra al mes

–        Medible – Quiero 300€ más al mes

–        Alcanzable – Pensando que todavía estamos trabajando por cuenta ajena, no es una cantidad elevada para empezar. No podríamos poner 500€ o 1000€ porque eso sería mucho, a no ser que tengamos la jornada completa para trabajar como Asistente Virtual. En ese caso sería bastante viable.

–        Relevante – importante en la economía personal o familiar. Me sentiré más realizada. Quiero lanzar algo mío propio.

–        Temporal – quiero lograrlo a lo largo del 2022. No te lo propongas en un mes, ni en dos años. Entre 4 y 10 meses sería adecuado.

Nosotras añadiríamos una parte más al objetivo Smart, y es que debes de ponerte fecha de empiece. Si no, nunca vas a empezar, seamos sinceras. Organiza tu semana y busca huecos en los que darás prioridad a sacar a tu objetivo adelante. Dale así la importancia que tiene y sobre todo el cambio que traerá a tu vida.

Escríbelo

Comentamos el escribirlos en la agenda, o block de notas que tengas, para que puedas ponerlo en marcha, para que lo veas más real, y verlo de vez en cuando para ver si se está cumpliendo, o debes de hacer alguna nueva acción para ello.

Además, activarás una parte de nuestro cerebro llamada SAR (sistema de activación reticular), la cual cumple un rol importante en nuestra supervivencia desde el principio de la especie humana. Cuando enviamos un mensaje a nuestro SAR sobre la meta que queremos alcanzar, éste lo guarda y lo pone en acción de un modo inconsciente para que de esa forma nuestro cerebro siga pensando en el objetivo y vea cómo conseguirlo con todas las fortalezas de nuestro interior y las fortalezas de nuestro alrededor.

Hazlo real.

¿Y bien, cuándo quieres empezar a conseguir tu objetivo de este 2022?

Poco a poco iremos volviendo a nuestra vida normal y con suerte, volverán los congresos.

El ambiente en todos los congresos (eventos, masterclasses, meet ups…) suelen ser muy positivos. Además es algo especial, pues sueles romper tu rutina semanal para ir a ellos. Es un día diferente.

También porque conocerás a gente como tú, emprendedora y curiosa, que han virado su carrera, que se han caído y vuelto a levantar. Cada uno con una historia detrás.

Las funciones de los congresos

Además de romper tu rutina, tres de las funciones principales de los congresos son:

Motivación.

Como comentábamos, te encontrarás con personas que tienen el mismo estilo de vida que tú, el de emprender. Hablan “tu mismo lenguaje”. Y seguramente puedas compartir muchas cosas en cuanto a la montaña rusa del emprendedor y otros aspectos de llevar tu propio negocio. Habrá asistentes que llevan con su negocio pocos años, y otros décadas, cada uno estará en un nivel diferente, pero seguramente todos aprenderéis de todos. Lo que nos lleva al segundo punto.

Formación.

Ellos son los que mejor te comprenderán y de los que aprenderás muchos consejos, sobre todos los aspectos que debes de saber a la hora de emprender. Éste es un camino en constante cambio, en constante movimiento, que es lo que nos lleva a tener que formarnos continuamente. Y cualquier consejo es válido. Igual no aplicable a tu negocio, pero la información nunca viene mal.

Por otra parte, en muchos de los congresos habrá stands de empresas relacionadas con el tema del evento, no desperdicies la oportunidad de ponerte al día de lo que ofrecen.

Visibilidad.

Date a conocer. De esto se trata este mismo post, de que sepas que los congresos te pueden ayudar a encontrar clientes. No solo los ponentes se darán a conocer a los participantes, tú como participante también podrás tener la oportunidad de darte a conocer como Asistente Virtual.

En uno al que fui, me encontré a una chica que empezó a ser Asistente Virtual porque encontró dos clientes en un evento al que acudió por casualidad. Nunca sabes dónde vas a encontrar clientes.

Cómo escoger un congreso.

Ve siempre a congresos en los que te guste el tema, la mayoría de los congresos tienen un precio de registro, y no solo porque tirarías tu dinero, sino también tu tiempo.

También porque si encuentras algún cliente, te va a gustar la temática o sector en el que trabaje, lo que te llamará más la atención.

Seguramente haya congresos de gente a la que sigas, porque como emprendedor, sin quererlo, vas a seguir a otros emprendedores que te inspiran y de los que aprendes diariamente por el canal que les sigas.

Puede que también vayas por ver una temática nueva que no conozcas, por ejemplo si quieres dar servicios de apoyo de marketing, puedes ir a un evento de marketing para ver cómo de avanzados están en aplicaciones, formas de venta…

Ponte un reto

Si eres tímida, o es la primera vez que vas a un evento, esto será un reto para ti. Pero solo lo será el primer día, seguro que el resto ya te lanzas a conocer gente de manera natural.

Salir de tu zona de confort es bueno, te ayudaremos a hacerlo de una forma sencilla y natural. Además cuando ganas ese reto que te has propuesto, siempre vuelves a casa con una sonrisa en la cara. Qué te sugerimos que puedes hacer en un congreso:

• Contacta con al menos 4 o 5 personas, dependiendo de lo grande que sea el evento, y más ahora que hay limitaciones de asistentes por el covid
• Ve con una frase para romper el hielo (“¿Os está gustando el evento?” o “está siendo interesante, ¿verdad?”)
• Lleva preparado tu elevator pitch. Ese discurso de dos minutos en el que explicas qué eres, qué haces y en qué puedes ayudarles.

Siempre hay un momento de descanso, o una cola para entrar o para tomar café. Aprovecha estos momentos. La gente va a ir con la mente abierta como tú y seguramente también solos. Más adelante, en futuros eventos a los que vayas irás reconociendo caras.

Beneficios de darte a conocer en los eventos

Los eventos hacen que la barrera de la confianza se diluya, ya que te han conocido en carne y hueso. Además te podrán conocer personalmente, ya que tendrás una conversación más distendida que la que puedes tener cuando tienes una llamada de venta con un potencial cliente. Y también ya tenéis algo en común, el haber ido a ese congreso.

De aquellas personas que vayas conociendo, puedes:

• Darles tu tarjeta de visita
• Esperar a que él te de la tarjeta de visita
• Pedirle su email (un poco intrusivo, no lo recomendaría a no ser que hayas cogido mucha confianza)
• Pedirles el Linkedin / Instagram (esta es mi mejor estrategia, soy ecofriendly y no tenga tarjetas. Además siempre pierdo las tarjetas de visita y pienso que el resto también.)

Cuando tengas su nombre, o sepas su empresa, síguele en las redes. Incluso al contactar con él/ella, envíale un mensaje sobre el congreso en el que os conocisteis.

Si busca una asistente virtual, echará un vistazo a tu perfil, viendo todo en lo que le puedes ayudar. Y viéndote de manera continuada en redes, se acordará de ti cuando necesite una mano con su negocio.

Dónde encontrar eventos

Hay muchas páginas o apps en las que puedes encontrar eventos interesantes. Tanto gratuitos como de pago.

• Evenbrite
• Meet up
• Linkedin
• Newsletter empresas o personas que sigas
• Sitios de emprendimiento de tu ciudad
• Facebook eventos

Esperamos que con este post te hayamos podido ayudar a tener una estrategia para el próximo congreso al que vayas. Por supuesto no es algo que tengas que hacer obligatoriamente. Es solo una visión más de cómo sacar partido al evento al que hagas y empezar a hacer networking.

Cómo organizar el trabajo con tus clientes es un aspecto importante de tu trabajo como asistente virtual, que sabemos que puede generarte un poco de ansiedad al comienzo. Porque nos lo has contado por email y porque ¡Nos ha pasado a nosotras también!

Así que para quitarte un poco de esa ansiedad, y a raíz de un email que nos enviasteis pregúntanodono cómo nos organizamos llevando la agenda o realizando tareas para varios clientes, te damos algunos tips a continuación.

TEN UN SOLO MEDIO DE APUNTES Y DE TAREAS PENDIENTES

Hay muchos medios por los que los clientes nos piden nuevas tareas, por teléfono, por whatsapp u otras apps de mensajería instantánea, por email…

Concentremos todo lo que nos piden en una libreta, ya sea una app de tareas pendientes, una libreta digital (desde un Word, hasta Notion… ), o tu agenda de papel de siempre. Yo, María, uso un cuaderno y apunto las tareas en diferentes colores según el cliente.

Nunca tengas esta lista de forma mental, pues puede parecer más larga de lo que es, y también se te puede escapar algún detalle.

A mi, Gaby, algunos clientes me agregan las tareas en una herramienta de gestor de proyectos (clickup) donde también se pueden poner notas, fechas límite, archivos, etc. Esta herramienta en particular, además es muy fácil de usar.

FECHA DE ENTREGA, TIEMPO QUE TE LLEVARÁ E IMPORTANCIA

Con cada tarea que te piden, apunta la fecha en la que debes entregarla (y si no la sabes, pregunta al cliente, para él concretártela no es gran problema y a ti te ayudará mucho). Solo te la tendrá que decir la primera vez, el resto de veces ya sabes cuándo la va a necesitar, si es semanalmente, mensualmente…

Además también deberás de tener en cuenta el tiempo que te llevará hacerla y la importancia que tiene para el cliente.

Cuando la tarea que te piden es la primera vez que la haces, calcula que te puede llevar más tiempo, cuando repites la tarea varias veces, ya podrás intuir cuánto tiempo te puede llevar.

TU FORMA DE TRABAJAR

Una vez que hayas clasificado las tareas, todo depende de cómo has decidido organizarte como asistente virtual. Suele haber dos formas de organizarte como asistente virtual:

• Por timeblocking
• A demanda

Si trabajas por timeblocking, cada día haz una lista de las tareas más importantes y que tienen que salir antes, y guíate por ella.

Si en cambio trabajas según la demanda de tareas que te van pidiendo tus clientes, ellos son los primeros que tienen que entender que tienes un tiempo limitado de trabajo, y colaboras con varios clientes. Por tu parte tienes que saber cuándo decir que no tienes ya más tiempo esa semana, o ese día y preguntar si la tarea puede ser acabada la siguiente semana, o en dos días.

Tu listado de tareas para ese día tiene que ser realista, no te pongas 100 tareas, porque si no te abrumas, y piensas que no has hecho nada en todo el día. Sí que has hecho, pero lo que te iba a dar tiempo a hacer, no más.

De hecho, cuando pienso que no me ha dado tiempo a nada, veo todas esas tareas que he hecho, las que no tenía en la lista que he hecho, y las que he ido tachándolas. Te darás cuenta de que no has parado.

Otra cosa que ayuda es irle poniendo al día al cliente de cuándo podrás hacer la tarea o cuánto te queda para tenerla hecha (si no lo sabes, tampoco pasa nada, le puedes dar una estimación). Él te agradecerá tener la información en todo momento.

Este post es solo una idea de cómo te puedes organizar, pero realmente hay miles, y poco a poco irás creándote una rutina y una organización personal adaptada a tu jornada de trabajo.

¿Tienes algún otro consejo? Déjanoslo en comentarios

Hoy os traemos una fábula que nos enseña que podemos hacer más cosas a parte de las que ya conocemos.

Todo ello está fuera de nuestra zona de confort. De la que algunas veces nos hacen salir de forma abrupta e inesperada.

Muchas nos habéis escrito comentando que el covid ha dado un giro de 180º a vuestra vida laboral. Hoy os decimos que vosotras podéis girarla de nuevo otros 180º y ponerla de nuevo en el camino que deseáis.

A continuación os dejamos el texto que veréis en el vídeo

Matar a la vaca.

Una vez un maestro y su discípulo encontraron una aldea perdida.

Les sorprendió que allí no hubiesen casas ni iglesia, ni cultivos… solo unas chabolas destartaladas. Y justo en el centro del pueblo, una raquítica vaca.

El discípulo, intrigado, preguntó a uno de los lugareños qué sucedía allí.

• ¿Te has fijado en la vaca? Es nuestro único sustento. Todo el pueblo se alimenta de su leche y, claro, no da para más…

Llegada la noche, el maestro hizo al discípulo una extraña petición:

• Empuja la vaca por el barranco

Él, a pesar de sus reticencias, obedeció.

Años después, aquel discípulo, ahora convertido en maestro, volvió al mismo lugar. Cuál fue su sorpresa al encontrar aquella aldea totalmente cambiada.

El mismo lugareño con el que habló la última vez, fue quien le explicó lo que ocurría.

• ¿Recuerdas aquella pobre vaca en el centro del pueblo? Pues una noche, misteriosamente, desapareció. La cuestión es que nos vimos desesperados… Nuestro único sustento había desaparecido y no sabíamos que hacer. A alguien se le ocurrió que podíamos vender la carne de la vaca y comprar gallinas. Y, ¡nos fue bastante bien! Con los huevos que nos sobraron, decidimos comprar cerdos. Y con su carne compramos bueyes con los que comenzamos a arar la tierra. Los beneficios se multiplicaron, nos fuimos diversificando y cada vez fueron apareciendo más posibilidades. Y ahora mira, somos uno de los pueblos más prósperos de la provincia.

Y allí se quedó el antiguo discípulo, habiendo aprendido la última lección de su maestro: “Animarle a matar a la vaca”

Crea nuevas oportunidades.

Durante estos años que has estado trabajando en otras empresas han surgido nuevas formas de trabajar, nuevos oficios, nuevas formas de emprender.

Mira más allá de lo que siempre has hecho hasta ahora.

Piensa en cómo utilizar lo que tienes, toda esa experiencia adquirida durante años, para crear nuevas oportunidades.