Formación asistente virtual

A menudo nos sucede que, cuando hablamos con alguien sobre la Asistencia Virtual, incluso con algunas alumnas que ya han comenzado la formación, nos dicen «no se me ocurre qué servicios puedo prestar como Asistente Virtual» o «no tengo ninguna experiencia o conocimiento que pueda servirme para comenzar a trabajar como Asistente Virtual».

Si a ti también te pasa que sientes que te falta inspiración, sigue leyendo porque en el post de hoy te interesa.

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La realidad es que la Asistencia Virtual ofrece muuuuchas posibilidades y hay una gran cantidad de tareas que puedes ofrecer como servicio, muchas más de las que te imaginas.

Pero, como nosotras pasamos por esos primeros pasos, sabemos lo difícil que es en un comienzo pensar en opciones de servicios a ofrecer. Por eso juntamos muchas ideas (62), las clasificamos y te las traemos hoy en un post para que te inspires y comiences a forjar tu futuro como Asistente Virtual. 

Si esta duda te ronda en la cabeza, también te puede interesar este artículo en el que analizamos qué servicios puedes ofrecer  teniendo en mente un ejemplo concreto de cliente, el de una agencia de traducción. Lee el artículo aquí.

Es probable que cuando veas nuestro listado, además de sorprenderte, encuentres muchos ejemplos de tareas que te hagan pensar “sí, esto puedo hacerlo 100%”. Y esperamos que así sea porque la idea es inspirarte y motivarte.

¿Estás lista? ¡Ahí va el listado!

Secretariado, Administración y Finanzas

1. Gestión de agenda
2. Gestión de CRM
3. Creación y modificación de presentaciones
4. Generación de reportes
5. Redacción de correos
6. Subir información a distintas plataformas
7. Seguimiento de facturas impagas
8. Preparación de minutas
9. Facturación (preparación y envío)
10. Procesamiento de pagos
11. Control de gastos e ingresos
12. Contabilidad
13. Coordinación de reuniones
14. Coordinación de viajes
15. Gestión de correos (responder, ordenar, etc)
16. Conciliación de cuentas
17. Control de facturas a pagar

Gestión de tiendas online y Atencion al cliente

18. Organización, control y coordinación de pedidos
19. Responder consultas o preguntas de clientes
20. Procesar reembolsos
21. Atención de quejas
22. Aprobación/aceptación en grupos o comunidades de redes sociales (por ejemplo grupo privado en Linkedin)

Gestión de Proyectos

23. Asignación de tareas a otros miembros del equipo
24. Gestión plataformas de gestión de proyectos (como por ejemplo: Asana, Trello, Clickup, etc.) 
25. Establecer fechas de entrega
26. Monitorear el progreso de las tareas asignadas
27. Controlar los costos contra el presupuesto establecido
28. Formateo/preparación de documentos

Blog/Website/plataforma de cursos

29. Actualización de blogs
30. Subir artículos a blogs
31. Redacción de artículos
32. Maquetación de posts
33. Corrección de posts
34. Actualización de plugins
35. Mantenimiento de websites
36. Actualización de websites
37. Reparación de links rotos
38. Responder comentarios 
39. Realizar copias de seguridad
40. Realizar modificaciones pequeñas
41. Diseño de páginas en plataformas de cursos

Coordinación de eventos

42. Búsqueda de espacio físico
43. Búsqueda de plataformas para ofrecer eventos virtuales
44. Promoción del evento
45. Moderación durante el evento (gestión de la plataforma usada para el evento)
46. Control de acreditación de los invitados
47. Actividades post evento como seguimiento, recogida de testimonios, etc.

Diseño y edición

48. Diseño de material de marketing
49. Creación de banners, cabeceras de sitios web, cabeceras de newsletters,etc
50. Diseño de publicaciones para redes sociales
51. Edición de videos
52. Edición de podcasts

Email marketing

53. Creación y configuración de cuentas en gestores de e-mail marketing (Mailchimp, Active Campaign Mailerlite, etc.)
54. Configuración de newsletters
55. Segmentación de contactos
56. Configuración de campañas y seguimiento de performance de campañas
57. Configuración de automatizaciones de correos

Marketing

58. Apertura de perfiles en redes sociales
59. Publicaciones en redes sociales
60. Moderación e interacción en redes sociales
61. Envío de mensajes privados en redes sociales 
62. Creación de campañas de e-mail marketing 

Para sacar el máximo provecho a la lista y que no se quede sólo en un listado, te recomendamos que sigas estos pasos:

1- Apunta las ideas que te surjan luego de leer el listado, porque seguramente se te ocurran más ideas a partir de éstas que te damos

2- Resalta de un color aquellas tareas que puedes hacer con los conocimientos y experiencia que tienes hoy.

3 – Resalta con otro color las tareas que además de saber hacer, TE GUSTARÍA HACER, porque al fin y al cabo pasamos muchas horas trabajando para hacer algo que no disfrutamos.

Ahora ya tienes un listado que puedes usar de base para armar tu paquete de servicios.

Esperamos que este listado te haya servido de inspiración y te haya aclarado las ideas con respecto a los servicios que puedes ofrecer como Asistente Virtual. Si así fue, nos encantaría que nos escribas contándonos y, si te animas, compartiéndonos cuáles fueron tus resultados. Esperamos tu mensaje en  info@experienciaav.com

¿Sabes qué habilidades necesitas desarrollar para convertirte en una buena Asistente Virtual? Ya sea que estés comenzando o que ya estés trabajando como Asistente Virtual pero quieras llevar tu emprendimiento al siguiente nivel, necesitas determinadas habilidades para lograrlo, en este post te contamos cuáles son según nuestra experiencia.

Así es, como para todo en la vida, para ser asistente virtual, o una asistente virtual exitosa, necesitas tener ciertas habilidades ya sea para conseguir clientes, para comunicarte con ellos y ellas en el día a día, para promocionar tus servicios, etc. en fin, que te ayudarán a gestionar tu emprendimento de manera exitosa y que puedas disfrutar de el en lugar de frustrarte.

Sabemos que aún hay desconocimiento alrededor de la Asistencia Virtual y que probablemente aún te estés informando sobre qué hace una asistente virtual, qué beneficios puede tener convertirte en asistente virtual o cómo convertirte en una.

Por eso te recomendamos leer este artículo que puede ayudarte a aclarar un poco el panorama ya que habla sobre que es la Asistentencia Virtual y explica que hacemos las Asistentes Virtuales, etc. etc. o ver este vídeo donde respondemos preguntas puntuales relacionadas con nuestro día a día para que lo entiendas con ejemplos casos concretos.

Hoy queremos hablarte de 7 habilidades que necesitarás tener para tener un emprendimiento exitoso como Asistente Virtual, de acuerdo con nuestra experiencia.

Quizás las veas y pienses pero yo no soy buena para eso! o No sé nada de X tema! No te preocupes, porque todas las habilidades se pueden desarrollar y tampoco tienes que ser una experta, solamente tener conocimientos básicos.  Y aquí te las contamos justamente para que puedas organizarte y esarrollar aquellas que no sean tu fuerte. 

La verdad es que siendo Asistente Virtual tu día a día será un aprendizaje continuo pero sabemos que al comienzo puede ser un poco abrumador pensar en todo lo que tienes que hacer y aprender para comenzar con tu proyecto, pero la clave está en dar cada paso informada y de manera ordenada para no volverte loca y sentar bases firmes para tu emprendimiento.

Así que si estás lista, comenzamos!

7 habilidades que debes tener para convertirte en una buena asistente virtual

1. Sé honesta y confiable

Siendo sinceras al comienzo no importa como seas, tus clientes quizás no confien del todo en ti, eso sucede en todas las relaciones, es normal, la confianza se va forjando. Tú seguramente tampoco confiarías tu cuenta de banco a un desconocido que ves por la calle. 

De a poco tu cliente irá confiando más en ti y, si quieres mantener ese cliente y que te recomiende, es importante ir alimentando esa confianza e ir demostrando que eres de fiar.

Si cumples con los plazos que te pide, si eres sincera cuando te pide información, si trabajas las horas que le has facturado, ya tienes varios puntos ganados. Estas cosas tarde o temprano salen a la luz y si no has sido honesta y sincera se traducirá en una pérdida del cliente, más todos los potenciales clientes que hubieran llegado por ese contacto.

Así que es tu negocio y tu decides si quieres un beneficio a corto plazo (ganar unos euros más un mes alterando la cantidad de horas trabajadas) o un beneficio a largo plazo con clientes duraderos que te recomiendan con otros emprendedores, y la mente tranquila, claro.

2. Aprende a organizarte

Tanto para sentar las bases de tu negocio como para manejar el trabajo de tus clientes, es imprescindible que te organices bien para no estresarte, para poder entregar los trabajos a tiempo y para maximizar la rentabilidad de tu emprendimiento.

Para organizarte bien puedes ponerte un lugar de trabajo fijo o no, esto dependerá de lo que te resulte más cómo a ti o de cual es el espacio donde vives. De todas maneras, aunque tu casa sea pequeña y no puedas destinar un espacio fijo, puedes trabajar siempre en el mismo lugar de la casa para mentalmente dedicarlo a eso.

También te recomendamos que tengas un horario fijo de trabajo. Esto te ayudará para realizar las tareas en tiempo y forma, sino comenzarás a procrastinar o nunca harás el corte para dedicarte a tu vida personal. ¡Que al fin y al cabo por eso realizas el cambio a la Asistencia Virtual!

Ponte un horario para levantarte y un horario para almorzar. Hay algunas asistentes que ponen un horario fijo para cada cliente o para determinadas tareas, eso dependerá del tipo de trabajo que hagas y de los clientes que tengas, ya lo irás acomodando a tu agenda. Pero es importante que en tu agenda apuntes en qué momento realizarás tus actividades para organizar mejor tu día y no terminar postegando cosas importantes.

3. Desarrolla una comunicación efectiva

Ya sea porque nos enfrascamos en lo que estamos haciendo y olvidamos que del otro lado no tienen idea en qué estamos, porque por falta de confianza nos cuesta comunicar de manera clara lo que queremos, o porque no prestamos atención, podemos no estar manteniendo una buena comunicación con nuestros clientes y esto a la larga repercutirá en nuestros negocios.

Es importante que desarrolles esta habilidad para que haya claridad y para ahorrarte dolores de cabeza. Sobre todo ahora que serás virtual

3 puntos que pueden ayudarte a mantener una comunicación efectiva con tus clientes:

• Comunicar por escrito y de manera ordenada los aspectos de vuestra relación comercial
• Comunicar que has recibido las instrucciones par a realizar una tarea y cuando planeas hacerla
• Consultar fechas límite para realizar una tarea

4. Adquiere nociones básicas de Marketing 

Si no te especializas en algo relacionado con marketing, está claro que no tienes que ser experta, pero sí deberás manejar algunos aspectos básicos que te ayudarán a comunicar de manera efectiva tu negocio y que tus potenciales clientes te conozcan y encuentren. Al fin y al cabo estás vendiendo un servicio, ¿no?

Lo importante en esta habilidad es aprender a transmitir el valor de lo que ofreces y para ello es necesario que aprendas algunos aspectos básicos del marketing como por ejemplo: cómo manejar tus redes sociales de manera profesional, cómo promocionarte, saber que es un cliente ideal, etc.

5. Entrena tus habilidades de venta y negociación 

Este punto va relacionado con el anterior, ya que una vez que un potencial cliente te ha encontrado, llega el momento de cerrar el trato y para ello te ayudará tener nociones básicas de qué hacer o qué no hacer para lograrlo. 

Además, cuando tengas una reunión con un potencial cliente y le informes tus tarifas o servicios quizás surjan preguntas o dudas de su parte y aquí es donde te resultará útil conocer algunos puntos para poder negociar desde una mejor posición.

Nuestra recomendación en este punto es que:

• No te obsesiones por venerte 
• Seas tu misma
• Planifiques los pasos que darás
• Conozcas muy bien tus servicios

 6. Aprende conceptos básicos de finanzas y contabilidad para tener un negocio rentable

Aquí de nuevo queremos recalcar que no debes ser una crack en la materia pero sí conocer los puntos básicos para no pillarte los dedos.

Quizás estés pensando, yo contrataré un asesor que se encargue de toda la parte de números. Aún así creemos que es necesario tener conocimiento de nociones básicas.

Gaby nos puede hablar de ello.

Ya lo he contado en una video charla, a mi me gustan los números pero cuando llegué a España, no sabía bien cómo eran las presentaciones en Hacienda y como estaba comenzando un negocio, recién mudada y mamá reciente, pensé, lo dejo en manos del asesor ¡ERROR GARRAFAL! Me desentendí totalmente y luego comenzaron a llegar las multas. Así que te recomiendo encarecidamente que te informes bien sobre al menos cuáles son tus obligaciones con Hacienda. 

Además de saber qué modelos presentar en Hacienda o cuando también es importante sepas calcular una tarifa horaria que te permita ganar dinero, sino para que trabajas 🙂 o cómo llevar el control sobre lo que ganas y gastas, o decidir qué servicios son los más rentables.

7. Desarrolla la curiosidad, el aprendizaje continuo y la proactividad

Estas habilidades son necesarias no sólo para la Asistencia Virtual, sino para cualquier emprendimiento o trabajo. Ya vivimos en el futuro, en un futuro en el que los cambios se producen a una velocidad increíble y en el que constantemente se producen cambios, sobre todo cambios en las herramientas de trabajo.

Como Asistente Virtual es importante que te mantengas curiosa para saber que herramientas hay en el mercado que puedan ayudarte en tu trabajo. No es necesario que conozcas todas y muchas las irás conociendo y aprendiendo sobre la marcha cuando comiences a trabajar con tus clientes, quienes muchas veces serán los que te enseñen alguna herramienta que usan.

También será importante que practiques la proactividad para conectar con potenciales clientes, para aprender cosas nuevas, para proponer soluciones, aportar ideas, etc. 

Ser proactiva seguramente te abrirá puertas, se acabó la era de esperar a que te  den el trabajo que tienes que hacer y cumplir un horario y comienza la de crear tus propias posibilidades y decidir sobre tus límites.

Esperamos que estas 7 habilidades para ser una buena Asistente Virtual aclaren tus ideas en cuanto a la asistencia virtual y a armar un plan para sentar bases firmes para tu emprendimiento. 

En nuestro curso de formación para Asistentes Virtuales, te contamos los básicos para que sepas como conducirte como emprendedora y llevar el control de tu emprendimiento.

Nos gustaría leerte en los comentarios. ¿Te parece que no hemos incluido alguna habilidad que necesitamos los asistentes virtuales? 

Uno de los pilares de cualquier trabajo bien hecho es la investigación, emprender no se queda atrás y la asistencia virtual, tampoco.

Por cierto, si recién caes en el tema de la asistencia virtual y no tienes del todo claro a qué nos dedicamos las asistentes virtuales, te recomendamos leer este post primero

Ahora sí, seguimos con el tema de la investigación, como te decíamos, antes de lanzarte como asistente virtual debes investigar a conciencia de qué se trata la asistencia virtual, qué oportunidades tienes, cómo será tu vida cómo asistente virtual, etc. Si bien las respuestas certeras a todas estas preguntas las tendrás cuando te lances como asistente virtual, la investigación previa te servirán como base para no llevarte sorpresas luego.

Es muy importante sentar buenas bases para tu negocio porque si tienes un negocio enmendado desde el comienzo, te costará mucho crecer y arreglarlo luego, será más difícil, así que mejor crear cimientos fuertes para el que esperamos sea un emprendimiento a largo plazo para ti.

Nosotras nos acordamos bastante bien de las primeras etapas de nuestros emprendimiento y por eso queremos ayudarte con tu investigación. Así que en este post te contamos estas 5 verdades sobre la asistencia virtual sin pelos en la lengua para que tengas una mejor idea de lo que implica ser Asistente Virtual.

Mito #1 – Si me convierto en asistente virtual podré ganar mucho dinero trabajando poco.

Falso, tendrás que trabajar, como en cualquier emprendimiento, no existen los emprendimientos o trabajos milagrosos. La diferencia estará en que la cantidad de horas que pongas a tu emprendimiento dependerá de ti, de las horas que decidas invertir en tu emprendimiento. Además los resultados serán para ti y también podrás buscar soluciones o automatizaciones de manera más eficiente y puedas lograr lo mismo, o incluso más, pero haciendo menos

Mito #2- Cuando sea asistente virtual podré hacer lo que quiera y no tendré que comprometerse con fechas de entrega

Falso, cuando comiences a trabajar como Asistente Virtual tendrás clientes que te pagarán para que realices un trabajo y habrá fechas límite. Y aquí, un consejo, si no te informan ninguna fecha de entrega, pídela para poder organizarte mejor. La diferencia estará en que tú te organizas para realizar el trabajo en las horas que mejor se acomoden a tu vida y no al revés.

Mito #3 – Si ofrezco muchos servicios a todo tipo de potenciales clientes tendré más posibilidades de llenar mi agenda.

Falso, si terminas ofreciendo muuuchos servicios lo más probable es que sea más difícil de ver a qué te dedicas, que te vean como muy general y que sea más difícil para tus potenciales clientes percibir el valor de lo que haces. Además si te especializas en algo podrás subir tus tarifas y tus potenciales clientes que necesitan esa especialización lo pagarán con gusto. Piensa en esto si tienes que contratar a alguien, para lo que sea, ¿no prefieres al experto frente al que hace un poco de todo y mucho de nada?

Mito #4 – Si cobro un precio bajo por mis servicios tendré más clientes

Falso, no caigas en esta trampa. Tener precios más bajos quizás te haga más fácil la tarea de cerrar más tratos al comienzo pero piensa en esto, ¿realmente quieres trabajar con clientes que no dan a tu trabajo el valor que tiene? ¿Cuántas horas más tendrás que trabajar para ganar lo mismo? ¿prefieres trabajar 10 horas cobrando 10€/ hora o 5horas cobrando €20?

Mito #5 – La asistencia virtual es una salida temporal mientras encuentro un mejor trabajo.

Falso, la Asistencia Virtual es un emprendimiento, un modelo de negocio que requiere foco y tiempo para desarrollarlo como cualquier emprendimiento. Si lo tomas como algo momentáneo y pasajero que podrías hacer y no dedicas el tiempo suficiente, no podrás recoger sus frutos. Solamente perderás el tiempo y te quedarás con un mal recuerdo de la asistencia virtual o de emprender. Además que si aprendes cómo desarrollar el negocio correctamente, está casi asegurado que no quieras regresar a trabajar por cuenta ajena.

Estos son son los mitos que quisimos desmentir hoy, 5 verdades, que pensamos que debes conocer antes de lanzarte como Asistente Virtual, porque queremos que cuando te lances con la mayor información posible.

Esperamos que te hayan ayudado y nos gustaría que nos cuentes en los comentarios cuáles son tus dudas sobre la asistencia virtual, si se te ocurre algún otro mito que no hemos incluido y qué es importante conocer.